Как зафиксировать входящее заявление?

Заявление на увольнение по собственному желанию

Как зафиксировать входящее заявление?

Одним из способов расторжения трудового контракта является подача сотрудником компании такого документа, как заявление на увольнение по собственному желанию. Такое увольнение считается по инициативе работника, и в большинстве случае предполагает обязательное предупреждение работодателя об имеющемся намерении.

Порядок написания заявления

Существующее законодательство требует, чтобы сотрудник составил заявление о своем увольнении не менее чем за 2 недели до непосредственной даты. Это тот срок, как считается, который необходим работодателю, чтобы найти нового человека на место работы увольняемого.

Однако данный период может быть уменьшен в некоторых ситуациях. Одной из них является расторжение контракта с определенным сроком действия или увольнение на испытательном сроке.

Законодательством допускается отзыв заявления на увольнение по собственному желанию. До истечения периода уведомления работодателя о предстоящем увольнении сотрудник может передумать и подать заявление на отзыв.

Предупреждение работодателя об увольнении оформляется путем заполнения заявления на увольнение по собственному желанию. Такой документ сотрудник может оформить работая, отдыхая в отпуске или же осуществляя лечение болезни. При этом он может заполнить его с помощью компьютера или же воспользоваться ручкой и чистым листом бумаги.

В первом случае виза работника должна быть сделана им все равно чернилами. Многие хозяйствующие субъекты для этих целей разрабатывают специальные шаблоны. Работнику необходимо только взять такой бланк и вписать туда свои данные.

Внимание! Когда сотрудник подал заявление, содержащее предупреждение о предстоящем увольнении, то этот бланк должен содержать информацию, выражающую желание работника уволится. Если будут использоваться фразы, которые имеют несколько значений, то можно запутать руководство.

Приняв заявление, кадровый работник должен его зафиксировать в регистре входящей корреспонденции. Желательно чтобы на заявлении работника его непосредственный руководитель выразил свое мнение по поводу предстоящего расторжения контракта с работником. Например, «Не возражаю».

  Записка-расчёт при увольнении (форма Т-61)

Далее бланк передается директору предприятия, чтобы он принял решения. После руководителя заявление с визой направляется в отдел кадров, где оформляется приказ об увольнении по форме Т-8.

На основании заявления работнику может быть направлено письмо о возможности заключения соглашения о расторжении действия контракта. Обработанный документ впоследствии подшивается в личное дело сотрудника, где хранится установленный нормами права период.

Внимание! Директору дано право своей резолюцией уменьшить или вообще отменить период отработки при увольнении.

Скачать образец заявления на увольнение собственному желанию в формате Word.

Как правильно написать заявление на увольнение по собственному желанию?

Составление документа нужно начинать с его верхней части справа. Здесь указывается кому направляется данное заявление — название должности, название компании, полные Ф.И.О. Эта информация записывается в дательном падеже. Потом в этой же части листа чуть ниже записывается от кого документ — название должности и полные Ф.И.О. работника в родительном падеже.

Затем посередине листа с новой строки указывается слово «ЗАЯВЛЕНИЕ». Далее нужно отступить несколько строчек вниз, после чего изложить в вежливой форме просьбу произвести увольнение – «Прошу уволить по собственному желанию».

Также нужно помнить, что законодательство устанавливает несколько причин, по которым увольнение сотрудника может быть выполнено незамедлительно, без отработки:

  • Начало учебы на очном отделении;
  • Выход на пенсию по достижении пенсионного возраста;
  • Перевод супруга (супруги) в другой регион;
  • Условие трудового контракта.

Если увольнение выполняется по одной из них — это необходимо указать в тексте. К примеру, «Прошу уволить по собственному желанию в связи с поступлением на учебу в университет на очное отделение».

Точную дату увольнения желательно указывать без предлогов, так как она может быть расценена как заключительный рабочий день, так и как первый день после увольнения.

Внимание! После завершения основного текста документа, необходимо немного отступить вниз, поставить дату и личную подпись. Эта дата очень важна, поскольку именно от нее будет отсчитываться период отработки в 2 недели.

ТК установлено, что сотрудник, который передал администрации компании заявление на увольнение может его отозвать (отменить). При этом делать это можно в любое время, пока идет отработка, в том числе в заключительный день работы.

  Увольнение по собственному желанию: пошаговая инструкция

В законе не закреплено, каким именно образом необходимо произвести отзыв. Фактически, это можно сделать как устно (при личной встрече, по телефону и т. д.), так и письменно. Главное, чтобы при устном разговоре присутствовали свидетели. Но лучше всего это сделать письменным заявлением, которое должно быть зарегистрировано в установленном порядке в книге входящей корреспонденции.

Внимание! Отказать в отзыве заявления работодатель имеет право только в одном случае — если на место, где работал увольняющийся, уже трудоустроен новый сотрудник, который пришел на фирму в порядке перевода из другой. Еще одним моментом, при котором отзыв заявления невозможен, является оформление отпуска с дальнейшим увольнением. Фактически, в этом случае увольняющийся имеет право передумать до дня начала отпуска и получения на руки расчета.

Чтобы передать заявление на увольнение по почте, необходимо сделать это ценным письмом, а также дополнительно прикрепить к нему уведомление о вручении. При оформлении ценного отправления работник почты должен составить опись вложения в двух экземплярах, в которой нужно указать, что это именно заявление на увольнение. Одна копия помещается в конверт, вторая остается у отправителя.

Отработка при увольнении начинает действовать со дня, который идет за днем получения отправления с заявлением. Последний будет зафиксирован на уведомлении о вручении, который вернется назад отправителю.

Также допускается направить заявление при помощи электронной почты. Однако здесь вступает в действие правило, согласно которому в любом заявление должна содержать виза заявителя, то есть прямо указывать на него. В данном случае, заменителем росписи ручкой может выступать квалифицированная ЭЦП.

Поэтому, заявление на увольнение можно отправить электронно только в том случае, если оно будет подписано электронной подписью отправителя. В противном случае, такое письмо юридически будет не действительно и может не рассматриваться работодателем.

Важно! В случае, когда компания получает электронное заявление на увольнение по собственному желанию без ЭЦП рекомендуется отправить в ответ уведомление о том, что данное письмо не позволяет с точностью определить отправителя, а потому принято к рассмотрению быть не может. В этом же уведомлении можно предложить отправить заявление повторно при помощи бумажного письма.

Источник: https://kadrypro.ru/uvolnenie-sotrudnikov/dokumenty-dlya-uvolneniya/zayavlenie-na-uvolnenie-po-sobstvennomu.html

Регистрация входящих документов

Как зафиксировать входящее заявление?

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап – регистрация входящих документов.

Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки).

Прежде чем приступить к регистрации документов

Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.

Если имеется  значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт (экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам). Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.

https://www.youtube.com/watch?v=8oYpvn1WCRc

Конверты обычно не сохраняют. Исключения:

  • адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
  • не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
  • если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов.

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

Как зарегистрировать входящие документы

  • Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.
ОАО «Кучка»Вх. №  011822.08.2014
  • Обычно входящие документы регистрируют централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
  • Соблюдают однократность регистрации – например, для оперативности направлено факсом, затем пришел оригинал письма или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое. Во всех перечисленных и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер организации.
  • Присваивают уникальный номер каждому документу – достигается путем добавления принятого в организации префикса для каждой категории документов (например, для приказов по личному составу добавляют к номеру «-л/с», к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т.д.).
  • Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т.д.). Иногда исполнители получают документы напрямую, постарайтесь убедить их в необходимости передавать такие документы в службу делопроизводства на регистрацию.

 
Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:

  • печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
  • копии информационных документов и рекламные материалы,
  • поздравительные письма,
  • приглашения,
  • прейскуранты,
  • добавьте что-то еще (если требуется).

Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов (потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий) следует закрепить в инструкции по делопроизводству. Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по делопроизводству (по идее такого быть не должно), тогда приказами следует утвердить наиболее значимые вопросы по порядку регистрации документов.

Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации – журналы регистрации документов (по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт), регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота (СЭД).

Евгения Полоса

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/dokumentooborot/registrasiya-vhodyasih-dokumentov.html

Заявление на увольнение: оформляем уход с работы грамотно

Как зафиксировать входящее заявление?

В статье 77 Трудового кодекса Российской Федерации перечислены основания для расторжения трудового договора. Одно из них — инициатива работника. Решив уйти с работы, вы должны написать заявление об увольнении по собственному желанию.

Заявление на увольнение — это документ личного характера, необходимый для расторжения трудового договора между работодателем и работником по инициативе последнего.

Предполагается, что инициатива исходит от работника и его намерение абсолютно добровольно. На практике так бывает не всегда.

Однако применение статьи 80 Трудового кодекса РФ, как правило, обоюдовыгодно: и работодателю меньше хлопот, и у работника в трудовой нормальная запись.

Ещё один плюс заключается в том, что можно уволиться даже в период временного отсутствия на рабочем месте. Например, во время больничного или отпуска. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя это недопустимо (статья 81 Трудового кодекса РФ).

В какие сроки его надо подать

Вы имеете право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя не позднее чем за две недели. Это значит, что ещё 14 дней придётся ходить на работу и исполнять служебные обязанности. Считается, что за это время сотрудник сможет передать дела коллегам, а работодатель — подыскать ему замену.

Двухнедельный срок начинает отсчитываться на следующий день после получения работодателем заявления на увольнение. Например, если вы подали его 1 октября, две недели начнут отсчитывать со 2-го, а увольнение будет оформлено 16-го.

Если последний рабочий день сотрудника выпадает на государственный праздник, днём увольнения будет считаться ближайший рабочий день. Например, если вы написали заявление 17 апреля, то увольнение будет оформлено не 2-го, а 4 мая.

Это общее правило. Но есть и частные случаи.

УсловиеСрок предупреждения об увольнении
Пребывание на испытательном сроке (часть 4 статьи 71 Трудового кодекса РФ)3 дня
Выполнение сезонных работ (статья 296 Трудового кодекса РФ)3 дня
Расторжение трудового договора на срок до двух месяцев (статья 292 Трудового кодекса РФ)3 дня
Расторжение трудового договора с тренером или спортсменом (статья 348.12 Трудового кодекса РФ)1 месяц
Расторжение трудового договора по инициативе руководителя организации (статья 280 Трудового кодекса РФ)1 месяц

Нет унифицированной формы. Но есть правила составления заявления об увольнении.

Закон требует, чтобы оно было письменным: написанным от руки или напечатанным на компьютере. Личный характер волеизъявления подчёркивает также подпись работника. Без неё заявление недействительно.

В шапке нужно указать адресата («генеральному директору ООО «ШарКо» Иванову Ивану Ивановичу») и адресанта («от менеджера по продажам ООО «ШарКо» Петрова Петра Петровича»). Слово «Заявление» будет являться заголовком. Далее необходимо сформулировать просьбу об увольнении.

Прошу уволить меня с занимаемой должности по собственному желанию .

или

Прошу уволить меня по собственному желанию на основании статьи 80 Трудового кодекса РФ. Увольнение прошу произвести .

Обратите внимание, согласно приказу Роструда, указывать конкретные мотивы работник не обязан. И лучше не использовать предлог «с», указывая дату. Дело в том, что, если вы напишете «Прошу уволить меня с 20 октября 2016 года», кадровик, скорее всего, оформит увольнение 19-м числом. Чтобы избежать путаницы в датах, указывайте конкретный день, месяц и год увольнения.

Подать заявление на увольнение можно лично либо по почте, отправив его заказным письмом с уведомлением.

Обязательно ли отрабатывать две недели

Да.

Но это опять же общее правило. Согласно части 2 статьи 80 Трудового кодекса РФ, расстаться можно и до истечения двухнедельного срока по обоюдному согласию сторон. Если руководитель не против, увольнение можно оформить хоть в день подачи заявления.

Также в законе указаны случаи, когда работодатель обязан расторгнуть договор в срок, указанный в заявлении. Например:

  • Зачисление сотрудника в учебное заведение.
  • Выход на пенсию.
  • Нарушение работодателем трудового законодательства (оно должно быть официально зафиксировано трудовой инспекцией, судом или комиссией по трудовым спорам).

Могут ли уволить за прогул, если я написал заявление на увольнение

Да, могут.

Бросить заявление на стол боссу, хлопнуть дверью и на всё забить — это эффектно. Но контрпродуктивно.

Со дня подачи заявления на увольнение и до дня расторжения трудового договора вы всё ещё являетесь сотрудником компании и обязаны подчиняться правилам трудового распорядка.

Отсутствие на рабочем месте без уважительной причины является прогулом. За это увольняют (часть 6 статьи 81 Трудового кодекса РФ). Так же, как за неподобающее поведение на рабочем месте. Явиться на работу пьяным тоже не вариант.

Можно ли передумать

Согласно части 4 статьи 80 Трудового кодекса, вы имеете право отозвать своё заявление в любое время до истечения срока предупреждения об увольнении. По общему правилу — до 24 часов 14-го дня.

Если вы взяли отпуск с последующим увольнением, можете отозвать заявление до начала отпуска.

Форма заявления не установлена. Но можно просто забрать его из отдела кадров, можно сделать соответствующую пометку на первоначальном документе, а можно составить новый.

Моё заявление об увольнении по собственному желанию от прошу считать недействительным.

Вы можете забрать заявление, даже если уже составлен приказ о вашем увольнении и сделана запись в трудовой книжке. Но есть одно «но».

Если на ваше место в письменной форме приглашён другой сотрудник, которому нельзя отказать в приёме на работу (например, в порядке перевода), отозвать заявление на увольнение не получится.

Что делать, если заявление не подписывают

Закон не обязывает работодателя визировать заявления об увольнении. Но на практике их, как правило, регистрируют в специальном журнале и руководитель ставит свою подпись.

Что делать, если в кадровой службе заявление не принимают или начальник отказывается ставить автограф? Во-первых, радоваться: вы ценный сотрудник, с вами не хотят расставаться!

Во-вторых, сделайте ход конём. Попробуйте зарегистрировать заявление в канцелярии организации как входящую корреспонденцию. Не прокатило? Тогда план Б: отправьте его заказным письмом с уведомлением на имя руководителя. Почтовое уведомление подтвердит тот факт, что работодатель получил ваше послание, и виза не потребуется. Затем отработайте две недели, и можете быть абсолютно свободными.

Другое дело, если заявление не подписано, увольнение не оформлено и вы перехотели уходить. Если спустя 14 дней вы продолжите работать как ни в чём не бывало, действие трудового договора будет продолжено.

Как проходит процедура увольнения

К концу срока уведомления об увольнении работодатель издаёт приказ о прекращении трудового договора. С ним вас должны ознакомить под расписку (статья 84.1 Трудового кодекса РФ).

Затем кадровик внесёт запись в вашу трудовую книгу: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ» или «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ».

Проследите, чтобы специалист кадровой службы не спутал пункт, часть и статью Трудового кодекса. За внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения предусмотрена материальная ответственность (статья 234 Трудового кодекса РФ).

Получив на руки трудовую книжку и другие необходимые документы, можете обратиться за расчётом.

Вам должны выплатить заработную плату за дни, отработанные в месяце увольнения, и компенсацию за неиспользованный отпуск, а также выходное пособие, если таковое было предусмотрено трудовым договором.

Вот и всё! Можно собирать вещи, прощаться с коллегами и забирать домой любимый фикус.

Источник: https://lifehacker.ru/zayavlenie-na-uvolnenie/

Как документы поступают в организацию

Поступившие по почте письма вскрываются секретарем. Исключение – те конверты, на которых стоят пометки «Конфиденциально» или «Лично». В этом случае письмо передается адресату в запечатанном конверте. Сами конверты обычно выбрасывают, но и здесь не без нюансов.Нужно оставить и прикрепить к письму конверт, если:

а) письмо пришло от физического лица (так называемое обращение по какому-либо вопросу),

б) иначе, как по конверту, нельзя установить обратный адрес отправителя,

в) принципиально важно по штемпелям на конверте установить, когда было отправлено и получено это письмо.

Помимо почты, письма в компанию могут прийти по следующим каналам:

— доставка курьером,

— электронная почта,

— факс,

— экспресс-почта.

Хотя в целом не столь важно, как именно пришло письмо в организацию.Главное, что оно должно быть учтено и зарегистрировано.

Впрочем, регистрации подлежат не все документы. Не нужно регистрировать следующие:

— счета-фактуры, акты, накладные и подобные документы, а также договоры, проекты, сметы и т.п., если их прислали без сопроводительного письма (в этом случае документы передаются напрямую исполнителям);

— коммерческие предложения и предложения сотрудничества, рекламные материалы;

— поздравительную корреспонденцию;

— журналы, газеты, каталоги;

— приглашения на всевозможные мероприятия (кроме приглашений на совещания).

Также остается спорной регистрация писем, оформленных неправильно.

Письмо, подписанное директором организации, может быть написано от руки на обычном листе бумаги, или не быть зарегистрированным в качестве исходящего, или быть не подписанным… В таких случаях юридическая сила документа является очень сомнительной, и организация-адресат вполне может и отказать в приеме и регистрации такого письма. Другой случай, когда документы не принимаются и не регистрируются – если в письме заявлены приложения, а по факту они отсутствуют. Тогда составляется специальный акт, и вместе с актом письмо возвращается отправителю.

Правило №1. Каждый входящий документ может быть зарегистрирован только один раз

Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер. Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя – он будет повторяться.

Правило №2. Входящий номер документа должен быть уникален

Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно. Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ.

Процесс регистрации

После того, как письмо было принято и рассмотрено, и секретарь установил, что оно соответствует всем требованиям, предъявляемым к деловым письмам или обращениям граждан, и может быть принято, можно приступать к регистрации. В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа ставится штамп (или делается запись от руки):

Затем в поля вписывается дата поступления документа и его порядковый номер по Журналу регистрации входящих документов. Если курьер привез два экземпляра письма, то на втором экземпляре (он называется визовый) проделывается все то же самое.

Приведенный штамп – самый универсальный вариант. Если есть необходимость, его можно дополнить. Так, некоторые организации указываются не только дату, но и время поступления документа, другие – количество приложений, у третьих вообще несколько штампов, каждый из которых со своим индексом. Таким образом, штамп разрабатывается исходя из нужд организации.

Что касается номера, то нумерация может быть простая валовая — №1, №2, №3 и так далее, а может быть и более сложная.

Например, некоторым категориям документов при регистрации могут присваиваться индексы: №1/123, №2/48 и т.д. Такая система индексации – вещь очень распространенная. Каждая компания разрабатывает ее для себя сама.

Главное, как говорилось выше, что каждый номер, независимо от количества индексов, должен быть уникальным.

После этого в Журнал регистрации входящих документов вносится информация о поступившем письме.

Скачать Журнал регистрации входящих документов

Скачать Образец заполнения журнала входящих документов

Универсальный журнал регистрации входящих документов может содержать следующие графы:

— входящий номер документа;

— дата регистрации;

— отправитель;

— заголовок (тема) документа (даже если она не указана на документе, при регистрации нужно коротко написать, о чем письмо);

— приложение (с указанием количества листов и экземпляров);

— получатель (если организация небольшая, то обычно это генеральный директор; в более крупных компаниях директор делегирует прием документов компетентным руководителям);

— исполнитель (работник, который отвечает за выполнение задания по письму согласно резолюции);

— ссылка на электронную копию документа (если регистрация происходит в электронном журнале, то письмо настоятельно рекомендуется отсканировать и поместить в эту колонку гиперссылку на скан);

—   примечание.

Зарегистрированное письмо отправляется на рассмотрение к руководителю.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1230

Как правильно написать и передать письмо в банк? Рекомендации по составлению и отправке обращений

Как зафиксировать входящее заявление?
СОДЕРЖАНИЕ:
1 – Разновидности писем в банк.
2 – Правила составления письма в банк.
3 – Передача письма в банк.
4 – Рекомендации по направлению писем в банк.

Введение…

В ходе взаимодействия с банком нередко возникают вопросы и противоречия. Разрешать их рекомендуется в ходе переписки, чтобы у клиента имелось документальное подтверждение его обращения. Ответы от банка также необходимо получать в письменном виде (или электронном, но с приложением электронной подписи).

Кроме того, доказательством является обращение через официальные каналы коммуникации – запрос посредством специальной формы на сайте, ответ в чате или скайпе, звонок на горячую линию и т.д.

От клиента требуется только зафиксировать вид, время, регистрационный номер обращения и данные сотрудника, который дал ответ.

Все виды писем в банк можно условно разделить на три обширные категории:

• Первичные обращения – это различного рода заявления, претензии, просьбы. Они могут быть самыми разными – например, вам отказали в обслуживании в отделении или вы просите о реструктуризации долга по кредиту. Объединяет их то, что заявитель сам является инициатором обращения.

Такие обращения подразумевают ответ банка или реагирование работников на возникшую ситуацию.

• Вторичные обращения – это жалобы, которые заявитель подает в банк или контролирующие органы, когда не добился ответа на свое первое письмо.

Как правило, такие обращения дублируют содержание предыдущих и содержат дополнительные жалобы на своевременное отсутствие реакции.

Ответы на обращения банка. Например, вам выставили претензию о неуплате долга или известили о блокировке счетов. Эти письма отличаются от информационной рассылки банка и подразумевают ваш ответ на него. Ответ может быть высказан, в свою очередь, в виде претензии или жалобы.

Кроме того, письма в банк можно классифицировать по их целевому назначению:

• Информационные. Например, вы извещаете банк о смене своей фамилии, места жительства и т.д.

• О смерти заемщика. Это письмо направляют наследники заемщика или владельца депозита. В нем они либо обосновывают свои требования на имущество умершего либо извещают банк об отказе о принятии наследства.

• О невозможности выплачивать кредит. Если у заемщика тяжелое финансовое положение, то он может известить банк о временной невозможности исполнять обязательства.

Главное – показать, что он принимает долг, не отказывается от его уплаты, но пока не обладает нужной суммой.

Здесь же нужно предложить решение проблемы – например, временно «заморозить» тело кредита и выплачивать только проценты или произвести реструктуризацию займа.

• Также есть письма-просьбы (например, об отмене начисленных пени и штрафов или о переносе даты платежа), заявления на выдачу справок или выписок, письма-предложения, жалобы (на действия сотрудников, сбой оборудования, недостаточное качество обслуживания и т.д.).

Отдельно стоит упомянуть такой вид письма в банк как отзыв права на обработку персональных данных. Направив его, вы можете избежать передачи долга по кредиту сторонней коллекторской службе. У банка останется два варианта: либо производить взыскание просрочки самостоятельно, либо обращаться в суд.

Ни в законе «О банках и банковской деятельности», ни в Гражданском кодексе, ни в каких-либо еще нормативных правовых актах федерального уровня не предусмотрено специальной формы заявлений.

В целом структура письма должна быть примерно такой:

• в шапке справа – название банка, номер и адрес отделения, куда именно направляется письмо, а также данные отправителя; • посередине – тип обращения: письмо, жалоба, претензия и т.д.; • в основной части – подробное описание проблемы, с которой пришлось столкнуться клиенту, а также возможные пути ее решения;

• подпись и дата.

В основной части необходимо максимально подробно описать ситуацию, которая возникла, обстоятельства, предшествующие ей, последствия. Рекомендуется приложить имеющиеся документы, способные подтвердить ваши слова или повлиять на решение банка.

Например, если вы оформляете письмо о невозможности уплачивать кредит, необходимо описать причины этого (сокращение на работе, временная болезнь, смерть созаемщика, получение инвалидности и т.д.

) и приложить соответствующие справки, а также предложить выход из ситуации: реструктуризацию, «заморозку» платежей, смену заемщика, уменьшение ставки по кредиту и т.п.

Если же вы жалуетесь на действия определенного сотрудника, то необходимо указать его должность, фамилию и имя, а также дату, время и место возникновения инцидента. Это позволит сотрудникам банка при необходимости просмотреть видеозапись конфликта и дать свою оценку. Если причиной письма в банк стал технический сбой в банкомате или терминале, обязательно укажите его серийный номер и точное время сбоя, а также сохраните любые чеки, которые выдаст машина. Если сбой произошел в системе онлайн-банка или мобильного банка, к письму приложите скриншот. Если вы не можете приложить доказательства к письму (к примеру, это аудиозапись), то так и пишите: «В моем распоряжении имеется аудиозапись разговора, при необходимости могу предоставить». Но так стоит писать, если доказательство реально имеется на руках. Стандартный срок ответа на рассмотрение любых обращений в соответствии с законом «О защите прав потребителей» – 10 дней. Лучше упомянуть в письме этот срок и указать, что если вы не дождетесь ответа, то будете вынуждены действовать дальше – например, обращаться в Роспотребнадзор или прокуратуру. Обязательно укажите в письме свои контактные данные и канал коммуникации, по которому сотрудники банка должны будут направить ответ – почта, электронная почта, телефон и т.д. Важно указать свои реальные данные, так как банки не отвечают на анонимные письма (а при указании неверных сведений ваше обращение будет отнесено именно к анонимкам).

Тон письма должен быть нейтральным. Если пишете претензию – не угрожайте, если оформляете просьбу – не унижайтесь. Обязательно ссылайтесь на законы, регулирующие банковскую деятельность и защищающие ваши права:

• «О банках и банковской деятельности»; • «О потребительском кредите» / «Об ипотеке»; • «О защите прав потребителей»;

• положения Гражданского кодекса.

Не стоит забывать о внутренних правилах и регламентах банка. Они, как правило, выложены на официальном сайте кредитно-финансовой организации. Не путайте рекламные обещания и реальные документы – в них могут быть прописаны совсем другие положения.

Если внутреннее правило банка противоречит федеральным законам – смело указывайте на это: федеральное законодательство выше, банк должен ему подчиняться.

К примеру, правила могут указывать, что расторжение договора страхования по инициативе клиента невозможно, в то время как закон о правах потребителя предусматривает, что можно отказаться от услуги или товара в течение 30 дней без объяснения причин и потребовать назад деньги.

После того, как письмо составлено, необходимо доставить его в банк для рассмотрения. Существует несколько способов, как это сделать. Первый – лично. В некоторых случаях только этот способ и возможен – когда необходимо сдавать в банк или получать в виде ответа информацию, которая в соответствии со статьей 26 закона «О банках» составляет банковскую тайну, например, необходимо получить выписку по счету или справку по операциям юридических лиц и ИП. Большинство первичной документации выдается только в руки заявителю, так что личное обращение – лучший способ коммуникации с банком. Не забудьте взять с собой паспорт – без удостоверяющего личность документ сотрудники кредитно-финансовой организации не имеют право принимать заявления.

Если банк отказывается принять ваше письмо, ссылаясь на внутренние постановления и регламенты, то у вас есть два выхода:

• потребовать документ, на который ссылается работник, и оформить свое заявление в соответствии с ним прямо в отделении банка;

• направить заявление в том виде, в котором оно уже составлено, по другим каналам коммуникации – например, по обычной или по электронной почте.

По почте в банк допускается направлять можно только два вида письмо:

• извещение о невозможности выплачивать кредит – его можно и нужно совмещать с заявлением о реструктуризации долга;

• заявление на возврат страховки по кредиту.

Направлять письма необходимо через Почту России, а не курьерской службой, обязательно с уведомлением о вручении. Не лишним будет составить опись вложения, если вы вкладываете несколько документов. Сотрудники банка имеют свойство «терять» важные бумаги, так что опись вложения поможет вам на суде или в ходе дальнейшего досудебного урегулирования. Если вы направляете копии личных документов, например, скан своего паспорта или свидетельство о смерти родственника-заемщика, то необходимо заверить их подлинность у нотариуса. Так вы защититесь от обвинений, что якобы прислали подложные документы. Направлять письма в банке посредством почты лучше сразу в два места – в отделение, где обслуживаетесь, и в головной офис банка (либо в вышестоящее структурное подразделение). Естественно, что вашей проблемой будут заниматься на местном уровне, но головной офис может придать ускорение рассмотрению заявления.

Электронное обращение. Существует несколько разновидностей обращения в банк с помощью электронных средств связи:

• Электронная почта. Способ отличается простотой и доступностью. Главный недостаток – сложно проконтролировать, было ли письмо в банк получено и зарегистрировано в надлежащем порядке.

Несмотря на то, что ФЗ «О порядке рассмотрений обращений граждан» электронная почта предусмотрена как один из основных каналов коммуникации, пришедшие по ней сообщения нередко «теряются».

Поэтому, если вы направили электронное обращение, обязательно позвоните в банк и узнайте, дошло ли оно и какой регистрационный номер ему присвоили. Отправляемые документы лучше подкрепить электронной подписью.

• Форма на сайте.

Технически отправка обращения через форму сайта аналогично отправке по электронной почте. Однако, как правило, обращения через сайт регистрируются, нередко в автоматическом порядке. Так вам будет проще доказать, что письмо вами было отправлено.

• Онлайн чат. Если проблема не очень большая и необходима просто консультация (например, как работает завтра банк или где поближе можно заплатить кредит), то можно задать вопрос в «живом чате».

Кроме того, можно сформулировать и полноценное обращение, отправив консультанту нужные документы. Как будет зарегистрировано письмо и когда ждать ответа, он сообщит сам.

Следует учесть, что эта функция реализована далеко не у всех банков.

• Личный кабинет в онлайн-банке. Некоторые учреждения, к примеру, Тинькофф, Рокет или Точка, обслуживающие клиентов только дистанционно, предполагают отправку писем в банк посредством интерфейса личного кабинета. Большинство крупных банков – Сбербанк, ВТБ, Газпромбанк и т.д. – также имеют подобные функции.

Обращение будет зарегистрировано в установленном порядке и сохранится в личном кабинете. Его всегда можно будет просмотреть, а также проконтролировать время ответа на него.

Достоинства способа в том, что отправляемую документацию не нужно заверять – так как вы войдете в интернет-банк под своим логином и паролем, она будет считаться вашей «по умолчанию».

Электронное обращение целесообразно направлять и в том случае, если в вашем городе нет филиалов банка. Срок ответа банка на него также составляет 10 дней.

Удобство дополнительных каналов коммуникации заключается в том, что банк не может отказать в принятии письма. Даже если оно не было прочитано или его содержание было проигнорировано, то в ходе дальнейшего развития событий вы всегда сможете доказать, что сделали всё от вас зависящее для проведения переговоров.

Обращение по «горячей линии» также является формой обращения в банк. Каждый разговор с оператором записывается и фиксируется под специальным номером. Так что при желании вы можете направить и устную претензию, однако лучше всего всё же оформлять классическое письмо. Телефон хорош как подтверждающее средство. Вы всегда можете позвонить и уточнить, как производится рассмотрение вашего обращения. Обязательно фиксируйте все ответы сотрудника – в виде стенограммы или просто записи на диктофон. Узнайте должность и фамилию собеседника – это поможет, если возникнут споры. Многие задаются вопросом, стоит ли дублировать письмо в банк в интернете на специализированных сайтах наподобие banki.ru или на форуме самого банка. Эксперты рекомендуют для начала не выносить сор из избы, а попытаться урегулировать ситуацию с помощью писем. Но если сотрудники банка не торопятся давать ответ или предоставляют стандартные отписки, то можно обратиться и к третьей стороне. Банки достаточно щепетильно относятся к своему имиджу, так что на обращения на крупных форумах реагируют быстро. Возможно, это подстегнет решение проблемы. С другой стороны, если вы пишете в банк с просьбой о реструктуризации долга, то выставлять напоказ это не нужно. Отказать в перекредитовании или пойти вам на встречу – это дело банка, и если ответ на ваше письмо отрицательный, то искать справедливости не нужно. Попробуйте лично подойти в отделение и переговорить с кредитным инспектором или управляющим – возможно, они подскажут, что делать.

(!) Если вы относите письмо лично в банк, то убедитесь, что оно зарегистрировано. Для этого вы должны предоставить два экземпляра обращений, на одном из которых будут представлены следующие данных:

• фамилия и должность сотрудника, принявшего письмо; • номер входящего сообщения (он же ставится в журнале регистрации обращений); • штамп или печать банка;

• дата и подпись ответственного лица.

Не нужно просто отдавать бумагу менеджеру или администратору зала – шансы на регистрацию заявления в установленном порядке в этом случае минимальны. Если в отделении нет человека, который занимается приемом писем (или вам так просто говорят), свяжитесь с управляющим. Он обязан регистрировать любые обращения граждан. Если вы получаете ответ от банка по почте, то рекомендуется вскрывать его в присутствии двух сотрудников почтового отделения. Они должны составить акт о содержании вложения в письмо. Так вы защититесь от уловок банка, если они решат отправить вам пустой лист вместо ответа или формальную отписку вместо решения проблемы.

Помните, что переписка с банком, особенно, при упорстве последнего, может затянуться. Обязательно сохраняйте копии направленных писем и ответы – это поможет при судебном разбирательстве.

Источник: http://creditvgorode.ru/articles/72-kak-napisat-pismo-v-bank.php

Течёт крыша. Куда обращаться, как добиться починки и возмещения ущерба — Справочник Недвижимости

Как зафиксировать входящее заявление?

Крыша может начать протекать в любом доме. Специалисты говорят, что это случается даже в новостройках из-за экономии на стройматериалах. Разбираемся, что делать, куда обращаться и как получить возмещение нанесённого ущерба, если вы обнаружили себя в окружении тазиков для сбора воды.

Кто виноват и что делать

Ответственность за содержание крыши, как и всего остального общего имущества многоквартирного дома, несёт управляющая компания (УК). Туда и нужно обращаться сразу после обнаружения протечки. УК обязана:

  • зафиксировать факт протечки;
  • выявить причину;
  • устранить протечку и её последствия;
  • возместить собственнику жилья нанесённый ущерб.

Как должно быть

В идеале всё должно произойти так:

  • Вы позвоните в УК по круглосуточному телефону и сообщите дежурному о протечке.
  • Сделаете фото и видео с датой (вдруг пригодится).
  • Представители УК придут и составят акт о протечке.
  • Вас всё в акте устроит, и вы его подпишете.
  • УК починит крышу в течение суток.
  • Все счастливы.

Как это может быть

Идеальный сценарий в таких историях встречается не всегда. На любом этапе что-то может пойти не так.

  • УК не отвечает на звонки. Пострадавшим жильцам приходится идти в офис компании. Узнать адрес своей УК можно на сайте Реформа ЖКХ.
  • Диспетчеры УК отвечают на звонки, но специалисты для осмотра крыши не приходят даже после нескольких телефонных обращений.
  • Нескольких звонков и личных обращений появляется сотрудник УК, но акт о протечке составлять отказывается, мол, и так всё починим. 
  • После переговоров (часто на повышенных тонах) он всё же составляет акт о протечке, с которым вы не согласны из-за приуменьшенных масштабов бедствия. Так, часто в акте отказываются описывать испорченное водой имущество, ссылаясь на неизвестные и недоказанные обстоятельства его повреждения.
  • Проходят сутки, но крышу никто так и не починил.
  • Вы пишете заявление о протечке в УК. По правилам, заявление нужно предоставить в двух экземплярах. Один остаётся у вас, на нём обязательно должна быть отметка о регистрации с указанием входящего номера и даты получения. С подачей и регистрацией заявления тоже могут быть проблемы. Его могут просто не взять. Отказ принять заявление обязательно нужно зафиксировать: предложить написать его в письменной форме или заснять на телефон, записать на диктофон. Важно: о том, что вы ведёте запись, сотрудников УК нужно предупредить.
  • Заявление о протечке можно отправить заказным письмом с уведомлением. Тогда оно считается полученным по умолчанию. Параллельно напишите жалобу в Жилищную инспекцию — эта организация контролирует все вопросы, касающиеся содержания жилья. В жалобе подробно изложите ситуацию: когда вы обратились в УК, что предприняли или не предприняли её сотрудники, какие обязательства отказались выполнять. Игнорируя ваши претензии, УК нарушает закон, обязывающий её поддерживать надлежащее состояние общедомового имущества. В течение 30 дней после обращения инспекция проведёт проверку, по результатам которой УК может быть оштрафована. Ещё вариант — обратиться в прокуратуру: она контролирует выполнение вообще всех законов, так что тоже имеет основания проверить недобросовестную УК.
  • А у вас же ещё и ущерб! Его УК признавать тоже не хочет, так как по закону обязана компенсировать. Кажется, придётся идти в суд.
  • Если планируете судиться, в УК нужно отправить досудебную претензию. Подготовьте сразу два экземпляра — один останется у вас. Иногда достаточно продемонстрировать серьёзность своих намерений, чтобы управляющая компания начала «шевелиться». В претензии нужно описать обстоятельства появления протечки, историю обращений в УК, свои требования и сроки, в которые вы считаете необходимым их удовлетворить. Обычно это 10 дней со дня получения претензии. Эта дата будет указана в отметке УК на вашем экземпляре или в уведомлении, если претензия отправлена почтой. В тексте обязательно ссылайтесь на нормы права, регулирующие ваши отношения с УК в данной ситуации. Последняя строка — сообщение о том, что в случае отказа удовлетворить требования вы обратитесь в суд. К досудебной претензии прикладываете копии документов: акта о протечки, заключения оценщика, подтверждений ваших обращений в УК (заявления с пометкой о регистрации или уведомления о доставке писем) и перечень этих документов
  • Если УК не реагирует или кормит вас обещаниями, собираете документы для обращения в суд:

— акт, фиксирующий факт протечки (если УК отказалась его оформлять, берёте составленный самостоятельно и заверенный соседями);

— копию заявления в УК или подтверждённый отказ его принять;

— фото и видео ущерба (пригодилось!);

— документы об оценке ущерба (протокол осмотра оценщика, товарные чеки за материалы, купленные для ремонта);

— копию досудебной претензии с пометкой о вручении, если она передавалась лично, или с уведомлением о получении, если отправлялась почтой;

— исковое заявление, в котором указаны все детали общения с УК (фактически повторяет досудебную претензию);

— копию паспорта и документа, подтверждающего право собственности на квартиру;

— подтверждение регулярной и своевременной оплаты услуг ЖКХ (оплаченные счета или справку об отсутствии задолженностей).

Пошлину платить не нужно, иски по статье о защите прав потребителей от неё освобождены. Через суд можно добиться не только ремонта и возмещения материального ущерба, но и получить компенсацию морального вреда. Есть шанс вернуть средства, потраченные на подготовку к суду и экспертизу, — все расходы ложатся на проигравшую сторону.

Как выйти из ситуации с минимальными потерями

Главное — не поддаваться эмоциям и действовать спокойно: 

  • При обращении в УК по телефону уточните ФИО и должность сотрудника, принявшего звонок.
  • Фиксируйте протечку и нанесённый ею ущерб самостоятельно, не дожидаясь УК (фото, видео, обязательно с датой и временем). Акт тоже можно составить без УК в произвольной форме, для этого потребуются не меньше двух свидетелей, например соседей.
  • Не ограничивайтесь звонком — напишите заявление о протечке в УК и потребуйте его зарегистрировать. Если не можете прийти лично или получили отказ УК ставить пометку о приёме, отправьте заявление заказным письмом с уведомлением. Коллективные заявления от нескольких жильцов более эффективны — их труднее игнорировать.
  • Следите, чтобы в акте сотрудник УК максимально полно описал все повреждения, включая порчу имущества. Если акт неполный — не подписывайте его, в суде сложно будет доказать, что ущерб превышает согласованный с УК. Акт также можно подписать с возражениями: после текста УК перечислить все пункты, по которым вы не согласны с заключением специалиста. Пишите возражения на обоих экземплярах актов, чтобы в документе УК они тоже были.
  • Не делайте ремонт сразу после протечки — через 1–2 недели могут появиться новые дефекты, чтобы их зафиксировать, нужно снова позвать УК и составить дополнительный акт.
  • Привлекайте для оценки ущерба независимых экспертов.
  • Постарайтесь пообщаться с начальником УК, иногда отказы — инициатива рядовых сотрудников, руководство может повлиять на ситуацию.
  • Если УК отказывается устранять протечку и компенсировать ущерб, сообщите о намерении обратиться в суд, это может изменить отношение.
  • Если ситуация затянулась, и ремонт приходится делать своими силами, сохраняйте чеки, это подтверждение размера нанесённого протечкой ущерба.
  • Настаивайте на починке кровли, чтобы протечки не повторялись.

Полезные документы

Жилищный кодекс (ЖК) РФ ст. 161: обязывает УК содержать общедомовое имущество в надлежащем состоянии.

Жилищный кодекс (ЖК) РФ ст. 165, часть 1: размер платы за ЖКУ установлен в размере, достаточном для содержания жилья. Если УК ссылается на отсутствие средств, используйте этот пункт.

Постановление Правительства РФ от 13.08.2006 № 491, п. 42: УК несёт ответственность (в том числе материальную) за ненадлежащее выполнение своих обязательств.

Постановление Госстроя РФ от 27.09.2003 № 170, прил. № 2: протечки кровли в отдельных местах должны устраняться в течение 24 часов с момента поступления жалобы.

Постановление Президиума Высшего арбитражного суда РФ № 6464/10 от 29.09.2010: все текущие работы по содержанию жилья обязана выполнять УК, вне зависимости от того, прописаны ли они в договоре.

Авторы: команда Яндекс.Недвижимости. Иллюстратор: Настя Пожидаева

Источник: https://realty.yandex.ru/spravochnik/techet-krysha-kuda-obraschatsya-kak-dobitsya-pochinki-i-vozmescheniya-uscherba

Законовед
Добавить комментарий