Как повысить исполнительну дисциплину

Три современных способа повысить дисциплину сотрудников

Как повысить исполнительну дисциплину

Рабочее время – ценный ресурс, но далеко не всегда сотрудники используют его на благо компании.

Опоздания и ранние уходы, чаепития и перекуры, социальные сети и даже фриланс в рабочее время – все это снижает производительность труда, и, как следствие, негативно сказывается на прибыли.

Как повысить дисциплину сотрудников? В современном мире существуют технологичные способы контроля за дисциплиной персонала. Рассмотрим принцип их действия, а также положительные и отрицательные стороны.

Системы автоматизированного учета рабочего времени

Если главная проблема заключается в опозданиях сотрудников и постоянной прокрастинации в рабочее время – перекурах, чаепитиях, хождениях «в гости» друг к другу по кабинетам – помогут системы автоматизированного учета рабочего времени.

Если в компании уже установлена система контроля доступа, то учет производится на этом же оборудовании.

Если нет – у входа в офис и рабочие кабинеты можно установить терминалы учета рабочего времени, а территорию ранжировать на рабочие и нерабочие зоны.

Алгоритм позволит на основании данных о входах/выходах рассчитать время присутствия сотрудника на рабочем месте и время, потраченное на личные нужды.  Нарушение трудовой дисциплины в виде отсутствия на рабочем месте будет легче отследить.

Современные системы автоматизированного учета рабочего времени с алгоритмом гибкого графика позволяют учитывать и стандартные, и гибкие схемы работы. Основной принцип работы гибких графиков – отработка сотрудником положенного времени в условиях, когда он не отказывает себе прийти позже или уйти раньше для личной необходимости.

Время, потраченное на личные цели, сотрудник может отработать, задержавшись или придя на работу раньше. Главное, чтобы суммарное количество отработанных часов в течение соответствующих учётных периодов (рабочего дня, недели, месяца) соответствовало установленной норме.

При этом бухгалтерия может вести учет реально отработанного времени, получая табель в законодательно предусмотренном формате.

Преимущества системы: Работодатель знает, когда сотрудники опаздывают, уходят раньше или находятся не на своем рабочем месте. Алгоритм гибкого графика сохраняет комфортный климат в коллективе. Нарушение трудовой дисциплины в виде опоздания на работу исчезнет.

Минусы: Без дополнительных средств контроля, например, видеонаблюдения, представляется достаточно сложным отследить, чем занимается сотрудник на рабочем месте.

Системы контроля действий сотрудников

Для борьбы с прокрастинацией на рабочем месте подходят автоматизированные системы контроля действий персонала.

На рабочий компьютер устанавливается агент аналитической программы, позволяющий работодателю видеть рабочий стол сотрудника в режиме онлайн, следить за тем, какие сайты и приложения он открывает в рабочее время, наблюдать за активностью в поисковых системах и социальных сетях, контролировать использование принтера.

Работодатель наглядно видит, сколько времени было потрачено на работу, а сколько – на отдых в социальных сетях и на других развлекательных сайтах: программа предоставит данные обо всех посещенных адресах и времени, проведенном на том или ином ресурсе.

Некоторые системы способны сами анализировать продуктивные и непродуктивные программы. Допустим, если речь идет о работе дизайнера, к продуктивным программам система отнесет графические редакторы, к непродуктивным – социальные сети.

Хотя здесь все довольно неоднозначно – в современном мире в социальных сетях хранится множество информации, которая может потребоваться для работы.

Такие системы позволяют не только отслеживать время, посвященное работе, но и вовремя выявлять собирающихся увольняться.

Плюсы: Работодатель точно знает, сколько времени было потрачено на работу.

Минусы: Многие сотрудники начинают работать менее эффективно, испытывая психологическое давление от постоянного надзора.

Сложно точно оценить, какие сайты посещались с развлекательной целью, а какие были нужны сотруднику для работы: в случаях, когда четкое разделение возможно, работодатели предпочитают просто закрыть доступ ко всем сайтам, кроме рабочих.

Программа учитывает только работу на ПК и не видит иных составляющих рабочего процесса: встреч, совещаний, телефонных переговоров.

наблюдение

наблюдение – самый традиционный из современных способов контроля за дисциплиной сотрудников – неизменно вызывает множество споров. Ведение видеонаблюдения за сотрудниками законно только при условии, что они об этом знают, также, согласно законодательству, нельзя вести запись со звуком.

При этом видеонаблюдение способно не только положительно влиять на дисциплину, но и повысить лояльность сотрудников к компании. Этому способствует «прозрачное здание»: на мониторы в местах общего доступа выводятся изображения с камер, установленных в разных кабинетах или даже удаленных филиалах.

Наблюдая за работой коллег, сотрудники чувствуют себя причастными к общему делу.

Плюсы системы: Позволяет оценить не только уровень дисциплины, но и поведение сотрудников на рабочем месте.

Минусы: Сотрудники могут испытывать напряжение от постоянного наблюдения. Достаточно сложно отследить время нахождения того или иного сотрудника на рабочем месте: для этого нужно потратить время на просмотр записи.

Сейчас все большее количество работодателей отдают предпочтение комплексному подходу к повышению дисциплины, применяя все перечисленные выше способы одновременно. Тогда предупреждение работнику за нарушение трудовой дисциплины или наказание в виде дисциплинарного взыскания будет иметь неоспоримые основания и доказательства.

Использование систем автоматизированного рабочего времени, систем контроля действий сотрудников и видеонаблюдения позволяет руководителям следить за трудовой дисциплиной, сократив трудозатраты и исключив влияние человеческого фактора.

А используя все эти инструменты не только для принятия дисциплинарных мер, но и для поощрения усердных работников, работодатель наверняка мотивирует своих сотрудников на еще более успешную работу на благо компании.

Дарья Подольская, специалист департамента рекламных технологий компании PERCo — производителя систем и оборудования безопасности.

Источник: https://promdevelop.ru/rabota/tri-sovremennyh-sposoba-povysit-distsiplinu-sotrudnikov/

Методы повышения исполнительской дисциплины на предприятии

Как повысить исполнительну дисциплину

Сотрудники должны не просто сдавать работу в срок, а отчитываться после каждого проделанного этапа и гарантировать высокое качество проекта, только тогда можно будет говорить о развитии компании и увеличении прибыли.

Почему уже сейчас нужно использовать системы, работающие с Big Data Согласно данным IDC, доходы, получаемые при работе с большими данными, возрастут со 130 млрд долларов США (показатель, зафиксированный по миру в 2016 … Базы данных Что нужно делать после интимной близости: 9 правил Вы закончили заниматься сексом. Возможно, это было хорошо, может быть, это было плохо, но дело не в этом. Процесс закончился. Итак, что вы должны дела… Сексуальность Никогда не делайте этого в церкви! Если вы не уверены относительно того, правильно ведете себя в церкви или нет, то, вероятно, поступаете все же не так, как положено. Вот список ужасных…

На основе такого анализа можно сделать выводы, в чем «слабое звено» предприятия и уже тогда разрабатывать и применять соответствующие мероприятия по укреплению трудовой дисциплины. К таким мероприятиям относятся, например:

  • регулярное проведение обучения персонала с целью повышения его квалификации;
  • введение дополнительных мер поощрения;
  • строгий контроль опозданий (например, при помощи внедрения системы электронных пропусков);
  • прием кадров на работу только на конкурсной основе.

К содержанию Трудовая дисциплина и материальная ответственность работников По закону, работник, нарушивший условия трудовой дисциплины, что повлекло за собой ущерб предприятию, несет материальную ответственность.

Исполнительская дисциплина: понятие, управление и повышение

Внимание

Трудовая дисциплина Важным институтом трудового права является трудовая дисциплина (дисциплина труда). Она выступает необходимым условием всякой общей работы. Трудовая дисциплина — представляет собой совокупность норм и правил поведения работников в процессе коллективного труда.

Трудовая дисциплина на предприятиях, в учреждениях и организациях обеспечивается созданием необходимых организационных и экономических условий для нормальной высокопроизводительной работы, сознательным отношением к труду, методами убеждения, воспитания, а также поощрением за добросовестный труд. По отношению к отдельным недобросовестным работникам применяются в необходимых случаях меры дисциплинарного и общественного воздействия.

Трудовая дисциплина на предприятии и методы ее обеспечения

Что касается оперативок, то они, само собой, должны быть оперативными, не больше получаса. Я работала с одной государственной организацией, в которой совещания занимали 2 часа утром и 2 часа вечером.

Причем между так называемыми оперативками люди не работали, а готовились к ним.
В итоге руководству этой организации пришлось предпринимать экстренные меры. Оно строго регламентировало проведение таких совещаний, ограничив их продолжительность 20 минутами.

У совещания, на котором должно быть принято управленческое решение, свои правила.

Как повысить дисциплину подчиненных или коллег, отвлекающих от работы

И проведя такой анализ, делать вывод – где наиболее частые нарушения и не соблюдение правил. И уже тогда разрабатывать план мер по укреплению трудовой дисциплины и применять. К таким мерам относят:

  • Проведение специальных обучающих занятий или курсов, которые будут направлены на повышение квалификации работодателей;
  • Руководство имеет полное право ввести дополнительные меры поощрения/наказания;
  • Введение контроля всех опоздавших на работу, например можно ввести электронные жетончики или пропуска, где будет отмечено – опоздал или нет, а так же время прибытия на работу;
  • Принятие нового работника на фирму, только на конкурсной основе.

Трудовая дисциплина и материальная ответственность работников Работник, который нарушает ТД, и как следствие этого будет причинен ущерб предприятию, понесет материальную ответственность.

Трудовая дисциплина

Важно

Правила внутреннего трудового распорядка.

В этом внутреннем документе предприятия, составленном с учетом рекомендаций государственного стандарта по требованию к оформлению документов и на основе статей Трудового кодекса Российской Федерации, должна быть прописана трудовая дисциплина и дисциплинарная ответственность работников предприятия. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) охватывают такие вопросы как порядок приема и увольнения работников, основные права и обязанности работников и работодателя, полное описание рабочего времени и времени отдыха, меры поощрения и наказания и порядок их применения, а также ответственность сторон трудовых отношений. ПВТР могут быть отдельным документом или приложением к трудовому договору, могут быть утверждены как самостоятельный акт, а могут быть утверждены отдельным приказом руководителя предприятия.

Положение о трудовой дисциплине.

Как повысить уровень исполнительской дисциплины

Существуют несколько уровней трудовой дисциплины: это социальный, экономический, административный, воспитательный и моральный. Трудовая дисциплина – цели, правила, методы обеспечения и управления Цели трудовой дисциплины Трудовая дисциплина создается на предприятии для:

  • Увеличения эффективности всей работы целиком, и каждого работника в частности;
  • Увеличения качества производительности труда;
  • Эффективного и качественного использования каждой минуты на предприятии;
  • Создания работникам комфортных условия для плодотворного труда;
  • Увеличения качества охраны здоровья и труда.

Если на предприятии создана хорошая трудовая дисциплина, то будет, достигнут наивысший результат работы и снизиться количество поломок, пострадавших, и как следствие жалоб.

Как повысить исполнительскую дисциплину в компании

ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка) будет рассматривать: правила приема работников и их увольнение, обязанности работника/работодателя и их права, четкое полное описание рабочего времени и отдыха, меры наказания и поощрения, ответственность сторон.

ПВТР может быть как отдельно изданным документом, так и приложением к внутреннему трудовому договору. ПВТР можно утвердить как отдельный акт, или приказ от руководителя предприятия.


(побробнее: Правила внутреннего трудового распорядка) Положение о трудовой дисциплине Некоторые отдельные категории работников, такие как главы администрации и таможенники, созданы отдельные нормативно-правовые документы.

Трудовая дисциплина — цели, правила и методы

Управление исполнительской дисциплиной заключается именно в этом. Каждый руководитель должен позаботиться о том, чтобы сотрудник время от времени отчитывался о проделанной работе.

Как показывает практика, проекты, которые были сданы в день дедлайна намного ниже по качеству, чем те, которые курировались начальством на протяжении всего этапа разработки.

Фирме это может принести огромные убытки, которые будут зависеть от размеров неустоек и количества упущенных, выгодных предложений.

Управление исполнительской дисциплиной поможет избежать подобных казусов. Под управлением подразумевается внедрение в фирме системы контроля, которая будет следить за сроками исполнения договоров, улучшать качество проектов и обеспечивать коллективную работу.

Но учтите, что введение самых замечательных новых правил в подавляющем большинстве случаев даже у самых лояльных сотрудников вызывает сопротивление. Ищите союзников и единомышленников.

Три листочка В том случае, если вам важна только точность выполнения конкретных несложных операций, можно использовать систему трех листочков. Применяется она давно. Я обратил на нее внимание, когда отдыхал с семьей в Египте в одном из немецких отелей.

Чтобы минимизировать сбои при работе персонала менеджеры разместили на рабочих местах своеобразные «трилистники». На первом листе было описание действия на немецком языке (языке руководителя), на втором – на языке исполнителя (в данном случае – арабском), а на третьем листе – картинки с изображением действия. Просто и понятно. При этом действие состояло не более чем из четырех этапов, текст был крупным, а картинки схематичными.

Источник: https://11-2.ru/metody-povysheniya-ispolnitelskoj-distsipliny-na-predpriyatii/

Как повысить уровень исполнительской дисциплины

Как повысить исполнительну дисциплину

Напрашивается вопрос: ЧТО ДЕЛАТЬ? Ответ, возможно, многих расстроит: без благородного и трудного искусства регулярного менеджмента, все попытки извлечения прибавочной стоимости посредством хорошей мотивации потерпят фиаско. Для тех руководителей, кто ГОТОВ работать, развивать свою управленческую квалификацию и включиться в процесс:

  • предстоит провести анализ позиций, которые занимают ваши подчиненные по отношению к системе управления. Их сегодняшние позиции в малой степени отражают их характер и в большой – являются результатом вашего управления и тех методов, которые вы используете. Чтобы добиться увеличения эффективности управления, нужно изменить позиции большинства сотрудников.
  • предстоит научиться правильно поощрять и наказывать сотрудников. Зачастую, психологически. Не следует путать наказание с причинением обиды.

Методы повышения исполнительской дисциплины на предприятии

Старый мудрый Фитиль: актуально и в наши дни. Употребленный подчиненным термин «ЗАБЫЛ» руководителю следует трактовать так: «Я могу не только позволить себе не уделять внимания всем деталям Вашего поручения, но и не считаю нужным скрывать этот факт».

Почему низы не хотят: что влияет на отношение подчиненных к работе? Раздражающие руководителей симптомы в поведении подчиненных и их источники.

Почему же благородная идея работать старательно и ответственно встречает, как правило, весьма прохладное отношение у сотрудников? Мы имеем в виду не открытое отрицание: на словах обычно никто сильно не против, а вот на деле… К сожалению, декларации и реальные действия подчиненных, почему-то различаются.

Дело в том, что сотрудники всегда стараются найти возможность каким -то образом облегчить себе жизнь. Способов для этого множество.

  • Например, можно вообще не начинать работу.

Внимание А все из-за той самой «исторической эволюционной» склонности не напрягаться без должной на то необходимости.

  • Отдельного внимания заслуживает вопрос: почему люди опаздывают на работу?

Расскажем. Весьма малый процент сотрудников сознательно ставит задачу опоздать. Однако, своевременное прибытие на работу требует определенной организации некоторых процессов.

А если снегопад или пробки? Конечно, все это можно учесть, посмотрев в интернете сводки.

Исполнительская дисциплина как ключевой показатель эффективности

Важно

О приближении срока исполнения система напомнит исполнителю, а если он не отчитается в срок, то присвоит статус заданию «Просрочено» и понизит коэффициент задания, что не выгодно для Исполнителя.

В — третьих, расчет коэффициентов автоматизирован, вы всегда можете сформировать отчёт об исполнении по любому сотруднику или подразделению. В – четвёртых.

Повышается уровень коммуникаций, как между руководителем и исполнителем, так и между сотрудниками.

Вы будете знать, принял ли сотрудник задание к исполнению или ещё нет. Согласен он со сроками исполнения, или у него есть проблемы. Если над заданием работает несколько человек, то они смогут обмениваться информацией прямо в системе.
В карточке задания можно фиксировать промежуточные отчёты и проблемные вопросы, и ответы на них. Ну и многое другое. Всех плюсов и не перечислить.

Повышение исполнительской дисциплины

И они постоянно зондируют окружающее их поле власти с целью проверки: а может быть, то или иное правило соблюдать вовсе не обязательно? А что будет, если нарушить чуть-чуть? Как бы в шутку? А если в пятницу с утра или в среду после обеда? В итоге, поле власти постоянно подвергается «разведке боем». И как только сотрудник получает сигнал, что система управления на нарушение правила не среагировала должным образом, информация эта прилежно регистрируется. Ведь она становится очень полезной для сотрудника с точки зрения возможности экономить свой ресурс.

Если выявленная возможность нарушения одного правила еще не приводит к полному разброду и шатанию, то по мере роста обнаруженных прорех в поле власти, небрежность подчиненных растет.
Так, одна главный бухгалтер вывешивает на дверь дорожный знак «кирпич». В другой бухгалтерии на стол главбуха ставят табличку с надписью «Нет».

А одна фирма использует сувенирного медвежонка. У кого на столе он сидит, к тому подходить нельзя, зато ко всем остальным — пожалуйста.
Но нужно избегать ситуации «все ушли на фронт», когда человек приходит в бухгалтерию, а там на каждом столе по красному флажку. ПРИЕМ 6.

С советских времен и по сей день широко практикуются так называемые часы приема посетителей и часы подписи документов. Это разумная и правильная техника, но бухгалтерам следует быть с ней очень осторожными, чтобы ненароком не нанести прямой ущерб компании. Вот вам конкретный негативный пример.

Юрист одной довольно крупной фирмы должен был идти в арбитражный суд по многомиллионному иску и накануне увидел, что на его доверенности нет печати.

Прессрелизы, коммерческие предложения

Повышать уровень профессионального мастерства и квалификации сотрудников, поскольку исполнительская дисциплина находится от этих показателей в прямой зависимости; Внедрить в организации эффективную систему поощрения сотрудников, мотивируя их на повышение индивидуальной и коллективной исполнительской дисциплины. Как организовать контроль исполнительской дисциплины Хоть исполнительская дисциплина в большей степени характеризует целеустремленность и отношение работника к выполнению поставленной перед ним задачи, она вполне поддается оценке по таким критериям, как:

  • качество выполняемой работы;
  • оперативность выполнения поручений;
  • своевременность;
  • результативность.

Получить количественную оценку этого показателя можно, применяя коэффициент исполнительской дисциплины.

Источник: http://02zakon.ru/kak-povysit-uroven-ispolnitelskoj-distsipliny/

Исполнительская дисциплина: понятие, управление и повышение

Как повысить исполнительну дисциплину

Фрилансер отличается от обычного рабочего вовсе не спецификой своей трудовой деятельности, а необходимостью принуждать себя к исполнительской дисциплине. Ведь если на работе это понятие считается само собой разумеющимся и выполняется, как правило, априори, то у фрилансера от хорошо организованной исполнительской дисциплины зависит уровень заработка.

Знакомство с исполнительской дисциплиной

Исполнительская дисциплина характеризуется как процесс выполнения работником или трудовым коллективом приказов, указаний, решений и распоряжений, которые были приняты начальством. Возникает такой вид дисциплины от авторитарного поведения вышестоящих лиц или жестко регламентированной социальной необходимости.

Еще под исполнительской дисциплиной подразумевают своевременное и высококвалифицированное выполнение поставленных задач. Когда компания состоит из нескольких человек, то такое понятие, как исполнительская дисциплина в организации нивелируется. Ведь есть начальник, который за всем следит, а подчиненные понимают, что если начальник что-то говорит, то нужно это делать.

В случае если речь заходит о большой корпорации, исполнительская дисциплина, точнее ее отсутствие, может превратиться в серьезную проблему.

В каждой организации работа формируется следующим образом:

  1. Начальник дает поручение сотруднику, четко ставит цель и требования, согласно которым будет оцениваться проект.
  2. Определяются сроки реализации проекта.
  3. Сотрудник сдает работу.

Схема достаточно проста: начальник сказал – подчиненный сделал, однако, сотруднику не стоит забывать о промежуточных фазах разработки того или иного проекта. Управление исполнительской дисциплиной заключается именно в этом.

Каждый руководитель должен позаботиться о том, чтобы сотрудник время от времени отчитывался о проделанной работе.

Как показывает практика, проекты, которые были сданы в день дедлайна намного ниже по качеству, чем те, которые курировались начальством на протяжении всего этапа разработки.

Фирме это может принести огромные убытки, которые будут зависеть от размеров неустоек и количества упущенных, выгодных предложений.

Управление исполнительской дисциплиной поможет избежать подобных казусов. Под управлением подразумевается внедрение в фирме системы контроля, которая будет следить за сроками исполнения договоров, улучшать качество проектов и обеспечивать коллективную работу.

Исполнительная дисциплина или исполнительская, характеризуется четырьмя основными показателями:

  • Качество работы.
  • Оперативность.
  • Своевременность.
  • Результативность.

Эти показатели могут быть улучшены, если уделить особое внимание некоторым моментам. Во-первых, прежде чем нанимать сотрудника необходимо удостовериться в его уровне квалификации и опыте работы.

Внимательно стоит изучить личностные характеристики кандидата и его прошлый опыт работы. Некоторые владельцы корпораций придерживаются мнения, что лучше брать на работу человека «без опыта» ведь намного проще научить, чем переучивать.

Нанимая сотрудников необходимо учитывать все факторы.

Во-вторых, необходимо наладить структуру внутри организации:

  • Дисциплина. Конечно, речь не идет о том, чтобы на личную гигиену выделяли времени несколько минут и контролировали вплоть до секунд. Но дисциплина должна быть. Панибратство в коллективе – это с одной стороны хорошо, но с другой – от этого может пострадать фирма. Поэтому дисциплинарный порядок должен быть одинаковым для всех, а за невыполнение установленных правил следует накладывать штрафные санкции.
  • Универсальность. Каждый проект имеет свои особенности и нюансы, поэтому специалисты рекомендуют создавать в фирме несколько групп сотрудников. Одни будут выполнять проекты согласно универсальным требованиям по качеству, а другая группа подгонять этот проект под личные требования заказчика.
  • Квалификация. Сотрудники должны развиваться. Ведь чем опытнее сотрудник, тем выше уровень исполнительской дисциплины, а соответственно, и прибыль компании.

Нужна ли исполнительская дисциплина?

Исполнительская дисциплина – это своевременное и качественное выполнение задания, поставленного руководством.

Рассматривая трудовую дисциплину как единственный вариант формирования отношений в трудовом коллективе, многие упускают из виду, категорию исполнительской дисциплины.

И впоследствии остаются в недоумении, почему фирма теряет свои позиции и заказчиков, терпит убытки и трещит по швам. Ведь сотрудники не опаздывают и придерживаются дресс-кода, выполняют все поручения в срок.

Возможно, для трудовой дисциплины это показатель, но исполнительская дисциплина ориентирована на другие критерии. Сотрудники должны не просто сдавать работу в срок, а отчитываться после каждого проделанного этапа и гарантировать высокое качество проекта, только тогда можно будет говорить о развитии компании и увеличении прибыли.

Источник: https://FB.ru/article/286136/ispolnitelskaya-distsiplina-ponyatie-upravlenie-i-povyishenie

Контроль исполнения заданий и исполнительская дисциплина

Как повысить исполнительну дисциплину

Февраль – время подводить итоги по выполнению задач за прошлый год. Вопросы контроля исполнения заданий и исполнительской дисциплины выходят на первый план. Для чего нужен контроль и как его вести на протяжении года, расскажем в статье.

Почему исполнительская дисциплина анализируется в феврале

Проанализировать исполнение заданий в организации за прошедший год получится не раньше февраля. Годовая справка об исполнительской дисциплине в организации готовится в первые дни февраля по двум причинам:

  1. Большинство заданий по документам имеют типовой срок исполнения – 30 календарных дней. Если задание дано 30 декабря, то исполнено оно должно быть до 30 января включительно. В 2018 году последним рабочим днем было 29 декабря (29 января 2019 года – крайний типовой срок исполнения заданий по документам). В 2019 году 30 и 31 декабря уже будут рабочими, следовательно, сроки выполнения заданий сдвинутся на последние дни января.
  2. Нельзя не учитывать человеческий фактор и очень распространенную привычку откладывать дела до последнего. Вряд ли среди исполнителей не найдется того, кто отправит свои отчеты 29 января, хотя для этого у него был целый месяц.

Таким образом, если срок исполнения задания – 29 января, то мы должны ждать до этого дня. Если отчета о выполнении нет и 30 января, только тогда можно учитывать задание как неисполненное.

Что такое контроль исполнения заданий и исполнительская дисциплина

Ежедневно руководитель ставит перед своими подчиненными задачи. Разумеется, они должны быть исполнены. Но так получается не всегда. Поэтому существует контроль исполнения заданий.

Извлечение
из ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

88. контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Работник, ответственный за контроль исполнения документов, всегда знает о состоянии исполнительской дисциплины в организации – соотношение количества поставленных задач количеству выполненных. В идеале баланс должен быть 1:1.

Контроль исполнения поручений не существует ради себя самого. Это инструмент управления и фундамент системы мотивации в организации. На знании того, кто и как работал в течение отчетного периода, распределяются премиальные и бонусы за этот период. Так, например, в феврале мы составляем отчет об исполнительской дисциплине за прошлый год, чтобы распределить годовые бонусы.

Если никакой системы мотивации «со знаком плюс» нет, то контроль исполнительской дисциплины служит менее приятной цели – распределить наказания за невыполнение задач (дисциплинарные взыскания, выплаты премий не в полном объеме). Если и наказаний не предусмотрено, то контроль теряет смысл.

Например, директор в курсе – из 10 его поручений выполнена только половина, но что с того, если не приняты никакие меры?

Кто контролирует

Ответственный за контроль исполнения документов обычно назначается из работников службы делопроизводства. Например, руководитель службы или один из ее работников, в небольших организациях – помощник руководителя.

Ответственный назначается приказом по основной деятельности (Пример 1), а в должностную инструкцию вносятся соответствующие дополнения (Пример 2).

Что ставится на контроль

Если организация использует систему электронного документооборота (СЭД), то на контроль автоматически попадают все задания, поставленные в ней. Ежедневные и годовые справки формируются тоже автоматически (подробные). Ответственному за контроль остается сформировать отчет и «выгрузить» его из программы.

В отсутствие СЭД есть варианты:

  • организация может ставить на контроль все задачи. С одной стороны, это упрощает процесс: не нужно принимать решение относительно каждого задания, контролировать его исполнение или нет. С другой стороны, объем работы значительно увеличивается. То, что СЭД делает автоматически, ответственный вынужден делать вручную;
  • организация определяет задания, которые ставятся на контроль. Составляется перечень респондентов, исполнение писем от которых контролируется; тем внутренней и внешней переписки; видов документов. Перечень закрепляется в инструкции по делопроизводству (Пример 3). Обратите внимание на п. 5.8.27 в Примере 3: он дает право организации ставить на контроль любое поручение, если директор считает это необходимым.

Письменные

Таких поручений большинство. Они делятся на типы по видам документов:

  • задания по входящим письмам;
  • задания по внутренней переписке (служебные, докладные записки);
  • задания по приказам по основной деятельности;
  • задания по протоколам совещаний;
  • задания по согласованию проектов документов.

Задания по входящим письмами внутренней переписке излагаются в резолюции. Это реквизит документа, который должен содержать фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции[1].

Руководители могут не указывать содержание задачи, срок и даже фамилию исполнителя (в зависимости от ситуации). Секретарь, который ставит задачу на исполнение, должен понимать, что:

  • если директор не указал срок исполнения, то используется типовой срок, установленный в инструкции по делопроизводству;
  • если директор не указал содержание задачи, то письмо (записка) типовое (ая), и исполнитель сам должен понять, что ему делать;
  • если директор не указал исполнителя, то письмо (записка) типовое (ая), и секретарь сам должен понять, кому направлять задание, а исполнитель – что этот вопрос в рамках его обязанностей.

Последний вариант выходит за рамки нормы, но встречается часто.

В приказах и протоколах поручение, срок и исполнитель указываются в тексте документа (Примеры 4, 5 соответственно).

Задания по согласованию проектов документов отличаются сроками исполнения. Для них не требуется резолюций и проговаривания в приказах или протоколах.

Состав согласующих лиц для каждого вида документов зафиксирован в инструкции по делопроизводству, положении о договорной работе и т.д.

Если должностному лицу поступает проект документа с пометкой «К согласованию», то он, выполняя требования ЛНА, должен выполнить эту задачу без дополнительных указаний.

Устные

Многие руководители с помощью секретаря ставят на контроль и свои устные поручения. Это сложнее, чем контроль письменных заданий:

  • устное поручение нужно «поймать» и корректно изложить в задании;
  • устное поручение не имеет типовых сроков исполнения;
  • отчет о выполнении устного поручения исполнитель тоже может дать устно, на личном приеме у директора или по телефону, а секретарю об этом не скажет.

Чтобы при контроле исполнения устных поручений не возникало проблем, секретарь может:

  • договориться с директором, что если устное поручение ставится на контроль, то директор уведомляет об этом секретаря, проговаривая и исполнителя, и срок;
  • предложить директору превратить устное поручение в письменное: создать приказ по основной деятельности или краткий протокол совещания. Тогда устное поручение станет обычным заданием по документу, контролировать которое намного легче;
  • если поручение все-таки осталось устным, секретарь напоминает исполнителю о необходимости представления отчета об исполнении не только директору, но и контролеру – секретарю.

Секретарь уведомляет исполнителя о постановке задания или по СЭД, или по электронной почте, то есть в любом случае задание излагается письменно и фиксируется дата его направления исполнителю.

Сроки исполнения заданий

Сроки исполнения каждого из типов заданий должны быть установлены в инструкции по делопроизводству организации. Источником сроков могут служить Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[2] (пп. 4.6, 6.6), а также отраслевые нормативные правовые акты.

Особое внимание следует уделить срокам исполненияобращений граждан.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/2_2019/kontrol_ispolneniya/

Как повысить исполнительскую дисциплину в компании

Как повысить исполнительну дисциплину

Ключевой ресурс любой компании сегодня – персонал. И одной из важнейших характеристик, как отмечают все руководители, является исполнительность. А именно – точное, своевременное выполнение планов, заданий, поручений.

Беда в том, что таких, по сути, идеальных сотрудников крайне мало. Большинство людей в мире инертны и, получив условия для более или менее комфортного существования, успокаиваются и часто не горят желанием напрягаться.

Что делать, рассказывает наш эксперт Григорий Горбунов.

Фото с сайта parlamentinmagazine.cz

– Существует ряд инструментов, позволяющих обеспечить высокий уровень исполнения сотрудниками их же обязанностей.

Набрать новых или работать с теми, кто есть?

Это первая дилемма. У каждого подхода есть свои плюсы и минусы. Новые сотрудники – как свежая кровь в организме.

Внедрение новых идей, нестандартные, порой креативные, решения, неоспоримый авторитет лидера, возможность начать «с чистого листа» – только немногие преимущества этого варианта.

Вместе с тем требуется немало времени на подбор, оформление, адаптацию и выход на плановые показатели, и это заставляет задуматься. И где гарантии, что новые сотрудники будут лучше прежних?

Как подобрать эффективных сотрудников, снизить риск попадания в компанию случайных людей, ускорить процесс вхождения новичков – это тема для отдельного большого разговора. Сосредоточимся на тех, кто уже работает в компании.

Кто здесь?

Да, действительно, а вы точно их знаете? Потенциал многих подчиненных порой безграничен. Ведь у всех есть образование, определенный опыт, способности и навыки. Насколько они раскрыты и реализованы?

В обязанности одного из моих сотрудников входило планирование совместных со смежниками мероприятий и дальнейший контроль с составлением отчетности. Получалось у него это, мягко говоря, не очень. Качество и сроки выполнения не удовлетворяли ни меня, ни партнеров. Да и он сам страдал не в меньшей степени.

Постоянные нагоняи и последние китайские предупреждения эффекта не возымели. Встал вопрос о дальнейшем пребывании в компании. В один прекрасный день, задержавшись в офисе, я обратил внимание, как он с большим увлечением копается в компьютере, разрабатывая презентацию для предстоящей встречи. Все встало на свои места.

С тех пор у меня не было проблем с презентационными материалами (листовками, рекламными роликами, презентациями и т.п.).

Длительная совместная работа еще не гарантирует, что вы знаете все о каждом члене коллектива, его умениях и новых качественных приобретениях. Люди меняются, не забывайте об этом.

Почему я должен это делать?

Всем известны факты из истории о сверхисполнительности. Подвиги в годы войны, героические свершения первопроходцев, колоссальные успехи в отдельных отраслях промышленности. Да и в современной истории примеров достаточно: успехи компаний в продвижении новых продуктов на рынке, массовое внедрение современных технологий, удержание позиций в период кризисов.

В критических ситуациях на первый план выходит вовлеченность, интерес сотрудников. И вновь мы говорим о мотивации. Поставьте себя на место подчиненного и задайте простой вопрос «зачем мне это надо?».

Что вызвало интерес сотрудника к этому заданию или поручению? Страх перед руководителем, угроза все потерять, деньги, служебный рост, корпоративные ценности, осознание миссии? Вариантов много.

Насколько разнообразен ваш арсенал?

Помните, постоянное использование одного и того же мотивационного инструмента (например, премия) приедается и теряет свою ценность, как если бы вас каждый день кормили одним и тем же деликатесом.

Хочешь узнать, кто виноват – посмотри в зеркало!

Фото с сайта tispol.org

Одно из самых главных правил руководителя. На самом деле. Нет плохих подчиненных. Есть пока слабые и не всегда компетентные начальники. Мы часто и порой совершенно необоснованно отождествляем наши ожидания с ожиданиями сотрудника.

Проводя исследования в ряде компаний, мы столкнулись вот с каким фактом.

По мнению руководителей, принятый на работу сотрудник должен всего себя посвятить наилучшему исполнению своих обязанностей, так как они (руководители) обеспечили ему достойную зарплату, комфортные условия работы, социальные гарантии, удобный график и т.д.

Вот только оказалось, что у сотрудника совершенно иная точка зрения по поводу объемов работы и вознаграждения. Так что именно руководитель, отвечающий за конечный результат деятельности, обязан (именно обязан!), учесть все нюансы и, систематизировав процесс управления, свести к минимуму риск невыполнения заданий.

Рекомендация одна. Даже самым опытным менеджерам – учиться, учиться и еще раз учиться!

Начинаем жить по-новому

Как раз после прохождения обучения или прочтения новых публикаций авторитетных авторов руководитель решает частично или кардинально изменить «правила игры» в компании.

Ведь теперь-то он точно знает, что надо делать, чтобы поднять уровень исполнительской дисциплины! Определяются корпоративные ценности, разрабатываются стандарты, внедряются новые системы планирования и контроля. Работа кипит! А результата пока нет.

Более того, краем уха вы улавливаете некоторые фразы и выражения подчиненных из разряда «не было печали…» и «барин-то чудит…».

А дело в том, что длительное время в компании ничего не происходило. Работали себе и работали тихо, спокойно.  Большинство все устраивало. Вот и результат. Видел я в Амстердаме велосипед, а их там тьма, стоящий возле дома. Старый, заржавевший и вросший в газон. Ездить на нем нельзя, даже с места сдвинуть нереально. Так и с рядом фирм происходит. Постепенное угасание.

Вывод один: время от времени устраивать «встряску» не только себе, но и любимому коллективу.

Но учтите, что введение самых замечательных новых правил в подавляющем большинстве случаев даже у самых лояльных сотрудников вызывает сопротивление. Ищите союзников и единомышленников.

Три листочка

В том случае, если вам важна только точность выполнения конкретных несложных операций, можно использовать систему трех листочков. Применяется она давно. Я обратил на нее внимание, когда отдыхал с семьей в Египте в одном из немецких отелей.

Чтобы минимизировать сбои при работе персонала менеджеры разместили на рабочих местах своеобразные «трилистники».

На первом листе было описание действия на немецком языке (языке руководителя), на втором – на языке исполнителя (в данном случае – арабском), а на третьем листе – картинки с изображением действия. Просто и понятно.

При этом действие состояло не более чем из четырех этапов, текст был крупным, а картинки схематичными. Это во многом облегчило работу в плане постановки задачи и дальнейшего контроля.

Но есть побочный эффект. При жестком подходе подчиненные перестают думать самостоятельно, превращаясь постепенно в «роботов». Данный способ не применим к сотрудникам, у которых мы развиваем инициативу и нестандартное мышление для повышения самостоятельности.

Кадр из клипа Pink Floyd «Another brick in the wall». Скриншот с .com

Нет правильных или неправильных, хороших или плохих способов управления исполнительностью. Есть эффективный менеджмент, учитывающий личность руководителя, особенности персонала и специфику деятельности. Осознав это и приняв, вы получите достойных сотрудников и, верю, приведете компанию к успеху.

Удачи!

Григорий Горбунов

Эксперт по развитию управленческих навыков, подготовке руководителей, тайм-менеджменту, бизнес-тренер консалтинговой группы «Здесь и сейчас» (г. Санкт-Петербург).
 

Управленческий опыт – более 20 лет.
 

Участие в более 50 консалтинговых проектах по управлению и развитию управленческого персонала, формированию кадрового резерва и оценке персонала.
 

Опыт преподавания – 16 лет. Провел более 350 управленческих семинаров и тренингов. Ведущий известного в Беларуси и России бизнес-курса для руководителей «Профессиональные умения менеджера».
 

Аккредитованный тренер-преподаватель по программе Международной Школы Бизнес-Тренеров ICBT (по методике Жанны Завьяловой).

Источник: https://probusiness.io/management/167-kak-povysit-ispolnitelskuyu-disciplinu-v-kompanii.html

Законовед
Добавить комментарий